Dowiedz się, jak zarządzanie relacjami z klientami (CRM) może pomóc w rozwoju Twojej firmy oraz jak wybrać odpowiednie oprogramowanie CRM.

CRM to skrót od Customer Relationship Management i jest to coś, o czym musisz pomyśleć, aby rozwijać swoją firmę. Oprogramowanie CRM pozwala na zapisywanie i zarządzanie informacjami o obecnych i potencjalnych klientach, dzięki czemu możesz pozostać w kontakcie i nawiązać z nimi kontakt.

CRM pomaga w obsłudze obecnych klientów w celu utrzymania i pozyskania od nich większej liczby transakcji. CRM może również pomóc w przekształceniu potencjalnych klientów i potencjalnych klientów w nowych klientów. Pomyśl o CRM w kategoriach kombinacji, kalendarza, śledzenia potencjalnych klientów, menedżera zadań i narzędzia do analizy sprzedaży w jednym.

Co robi oprogramowanie CRM?

U podstaw CRM jest baza danych, która pomaga zarządzać kontaktami i komunikacją. Ty (i/lub Twoi sprzedawcy) wprowadzasz informacje o swoich klientach i potencjalnych klientach, a oprogramowanie CRM pomoże Ci śledzić szczegóły.

Oprogramowanie CRM jest dostępne w różnych przedziałach cenowych z różnymi funkcjami, a wiele z nich ma moduły, które możesz dodać, gdy potrzebujesz większej funkcjonalności. Omówimy niektóre z nich poniżej.

W zależności od swoich celów możesz wykorzystać CRM do zarządzania lejkiem sprzedaży, organizowania działań marketingowych, określania, ile czasu zajmuje finalizacja transakcji, automatyzacji obsługi klienta, śledzenia interakcji klientów z Twoją firmą, dowiadywania się, które produkty się sprzedają najlepiej i kiedy, które oferty marketingowe i promocyjne odnoszą największe sukcesy oraz zarządzaj zapasami na podstawie historycznych danych sprzedażowych.

6 powodów, dla których warto rozważyć korzystanie z oprogramowania CRM

1. Oprogramowanie CRM pomoże Ci się zorganizować. Po skonfigurowaniu wszystkie informacje będą znajdować się w jednym miejscu. Zniknęły małe karteczki i karteczki, które przypominają o dzwonieniu do tego a takiego w takim a takim dniu. Konieczność sprawdzania w kalendarzu ostatniego dnia rozmowy to już przeszłość. Jeśli kiedykolwiek musiałeś przeszukiwać wiadomości e-mail, aby znaleźć szczegóły złożonej propozycji lub zawartej transakcji, CRM uratuje ci skórę.

2. Oprogramowanie CRM zapewnia aktualność komunikacji z klientem. Dzięki niemu szybko dowiesz się, którzy klienci są gotowi na oddzwonienie lub którzy potrzebują więcej informacji. Daje natychmiastowy dostęp do stanu konta, dzięki czemu wiesz, jakie powinno być Twoje następne działanie. Aktualizuje się za każdym razem, gdy wyślesz e-mail lub umówisz się na spotkanie. Kiedy wprowadzisz wyniki każdego kontaktu, nigdy nie będziesz musiał się zastanawiać, jak skończyłeś.

3. Oprogramowanie CRM integruje się z Twoim kalendarzem. Oprogramowanie CRM poinformuje Cię i przypomni o każdym zadaniu, które musisz wykonać, aby skontaktować się z klientem. Dla osób fizycznych jest to pomocne narzędzie, aby upewnić się, że rzeczy nie prześlizgną się przez szczeliny. Dla menedżerów sprzedaży jest to ważny sposób monitorowania tego, co Twój zespół musi robić w danym momencie.

4. Możesz uzyskać dostęp do bazy danych CRM z dowolnego miejsca. Obecnie większość oprogramowania CRM działa w chmurze, więc masz dostęp z dowolnego miejsca, niezależnie od tego, czy korzystasz z komputera stacjonarnego, laptopa czy telefonu komórkowego. Przechowywanie informacji w chmurze oznacza również, że nie można ich zgubić. Notatniki i terminarze mogą zniknąć. Laptopy z informacjami przechowywanymi lokalnie mogą zostać skradzione. Nie tak z danymi CRM.

5. Oprogramowanie CRM może pomóc w tworzeniu prognoz finansowych. Po wprowadzeniu informacji o klientach uzyskasz pełny obraz ich nawyków związanych z zamówieniami i możesz odpowiednio zaplanować, czy oznacza to zaopatrzenie zapasów, czy wzmocnienie personelu. Oczywiście nie ma gwarancji, że wzorzec będzie kontynuowany, ale dobry CRM może dać ci całkiem dobre wyobrażenie o tym, czego się spodziewać na podstawie wyników w przeszłości.

6. Wiele programów CRM daje szereg przydatnych raportów. Prognozy sprzedaży to tylko jeden rodzaj raportów dostępnych w większości programów CRM. Możesz również dowiedzieć się, ile sprzedaży zamknąłeś i jaka metoda docierania do ludzi jest najskuteczniejsza. Dowiedz się, kim są Twoi najbardziej (i najmniej) dochodowi klienci, jakie są najczęstsze problemy i zastrzeżenia klientów i potencjalnych klientów wobec Twojej firmy oraz produkty, które cieszą się największą lojalnością. Wiele programów CRM umożliwia również tworzenie niestandardowych raportów dostosowanych do potrzeb Twojej firmy.

Najlepsze praktyki CRM

Podobnie jak w przypadku większości narzędzi, CRM jest cenny tylko wtedy, gdy go używasz. Oto kilka wskazówek i sugestii:

1. Spraw, aby zarządzanie relacjami z klientem stało się nawykiem. Rozpocznij każdy dzień od sprawdzenia w systemie CRM, z kim należy się skontaktować tego dnia oraz jakie zadania i projekty należy wykonać. Pomoże Ci to utrzymać sprzedaże i nie sprawi, że nikt zbyt długo nie będzie czekał na usługę, wycenę lub cokolwiek innego, co obiecałeś dostarczyć.

2. Aktualizuj informacje CRM. Najlepszym sposobem korzystania z CRM jest korzystanie z systemu w czasie rzeczywistym, gdy odbywają się kontakty. Oznacza to wysyłanie e-maili za pośrednictwem oprogramowania, rejestrowanie rozmów telefonicznych i spotkań natychmiast po ich odbyciu oraz odnotowywanie potrzebnych i podjętych działań następczych.

3. Zatrudnij lub wyznacz administratora CRM. Może to być Ty, kierownik sprzedaży lub inny pracownik, który pozna tajniki oprogramowania, będzie wszystko na bieżąco aktualizował i pociągał wszystkich do odpowiedzialności. Niektóre firmy zatrudniają zewnętrzne firmy, które specjalizują się w administrowaniu CRM, w taki sam sposób, w jaki zatrudniają zewnętrznego księgowego lub wsparcie IT. Posłuchaj informacji zwrotnych, które otrzymujesz od pracowników, którzy z niego korzystają, i odpowiednio dostosuj go, aby był łatwiejszy w użyciu.

4. Dostosuj swój CRM do swojej firmy i branży. Aby zebrane informacje były przydatne, muszą mieć znaczenie dla Twojej konkretnej sytuacji. Zmodyfikuj oprogramowanie tak, aby zawierało dane istotne dla Twojej firmy. Dodaj lub usuń tyle pól, ile potrzeba, aby wygenerować najbardziej przydatne dla Ciebie informacje. Jeśli wymagasz od sprzedawców, aby wprowadzali mnóstwo informacji, zgodność będzie niska. Spraw, aby wprowadzanie danych o kliencie, potencjalnym lub potencjalnym kliencie było szybkie i łatwe.

5. Stwórz standardy wprowadzania danych CRM. CRM jest najbardziej przydatny, gdy wszyscy z niego korzystają, dostarczają tego samego rodzaju informacje w tym samym formacie. Dzięki temu Twoje raporty będą łatwiejsze do wygenerowania i bardziej znaczące. Zorganizuj jedną lub dwie sesje szkoleniowe, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie.

6. Spraw, aby CRM był przyjemny w użyciu. Sprzedawcy są konkurencyjni, więc oferuj nagrody i uznanie. Opublikuj tabelę wyników lub aktualizacje statusu, aby zachęcić do korzystania z CRM. Im bardziej wszyscy są aktywni i zaangażowani, tym częściej system będzie używany i tym cenniejsze informacje dostarczą Twoje raporty CRM.

6 sposobów na wybór odpowiedniego CRM dla Twojej firmy

Oto wskazówki, które pomogą Ci wybrać najlepsze rozwiązanie CRM:

1. Wybierz oprogramowanie CRM, które oferuje odpowiednie funkcje dla Twojej firmy. Zastanów się, jakie informacje byłyby dla Ciebie pomocne i upewnij się, że produkt je zapewnia. Na przykład, niektóre systemy CRM są przeznaczone dla klientów typu B2b, a inne dla operacji B2C.

Zastanów się, ile potrzebujesz teraz do zrobienia CRM, jak możesz się z nim rozwijać i jak skalowalny jest dzięki modułom, które możesz dodać. Znajdź równowagę między systemem, który robi to, co chcesz, ale nie jest przesadą i zbyt trudnym w obsłudze lub opanowaniu.

2. Upewnij się, że program CRM można dostosować do Twojej firmy. Zbadaj, jak po drodze wprowadzasz zmiany i dostosowania. Jaki rodzaj pomocy i wsparcia jest dostępny?

3. Upewnij się, że system CRM jest oparty na chmurze i przyjazny dla urządzeń mobilnych. Jak powiedzieliśmy powyżej, CRM musi być używany, aby był skuteczny. Ty i Twoi pracownicy będziecie chcieli mieć możliwość korzystania z niego w locie, co w dzisiejszych czasach prawdopodobnie będzie oznaczać na telefonie lub przynajmniej na laptopie z obsługą Wi-Fi.

4. Jeśli jest to ważne dla Twojej firmy, upewnij się, że wybór CRM jest zintegrowany z innymi systemami i oprogramowaniem, które już masz. Większość małych firm używa CRM głównie jako menedżera kontaktów i czerpie korzyści z powiązania go z pocztą e-mail. Zintegrowanie oprogramowania księgowego może zapewnić jeszcze więcej informacji i bogatsze raporty. Upewnij się, że CRM, który rozważasz, działa w sposób, w jaki już pracujesz.

5. Dopasuj koszt CRM do potrzeb finansowych Twojej firmy. Upewnij się, że CRM pasuje zarówno do Twojego budżetu, jak i do Twoich potrzeb. Ogólnie rzecz biorąc, im więcej funkcji ma system, tym więcej będzie kosztować. Niektóre aplikacje są bezpłatne, ale zwykle są to uproszczone wersje ograniczone do kilku użytkowników na firmę.

W przypadku programu CRM z większą funkcjonalnością spodziewaj się, że płatności zaczną się od około 20 Zł na użytkownika miesięcznie i będą rosły od tego momentu.  Na najwyższym poziomie możesz płacić setki złoty miesięcznie za zaawansowane funkcje z niestandardowym pulpitem nawigacyjnym, integracją z mediami społecznościowymi, automatycznym generowaniem sprzedaży i innymi zaawansowanymi funkcjami.

6. Przed zakupem przetestuj CRM. Dowiedz się, jak to działa i co może dla Ciebie zrobić. Upewnij się, że oprogramowanie jest czymś, z czym Ty i Twoi pracownicy będziecie zadowoleni i faktycznie będzie z niego korzystać. System CRM jest tak przydatny, jak informacje, z którymi ma pracować.